Dokumente im Unternehmen richtig aufbewahren: 7 praktische Tipps für ein gutes Ablagesystem

Dokumente im Unternehmen richtig aufbewahren: 7 praktische Tipps für ein gutes Ablagesystem

Ein gutes System zur Dokumentenaufbewahrung trennt häufig benötigte Unterlagen von Dokumenten, die nur selten gebraucht werden. Es legt fest, wo Akten und Ordner ihren Platz haben, wer darauf zugreifen kann und welche Unterlagen schnell erreichbar sein müssen. Offene Regale eignen sich für häufig genutzte Ordner, geschlossene oder abschließbare Büroschränke für Dokumente, die geschützt und ordentlich verstaut werden sollen.

Wichtig ist außerdem, nicht nur für den aktuellen Bedarf zu planen. Wer Stauraum mit Reserve schafft und ein einheitliches Ablagesystem einführt, muss nicht bei jedem neuen Projekt oder Geschäftsjahr von vorne anfangen.

Wie lässt sich das praktisch umsetzen? Die folgenden sieben Tipps helfen bei der Planung.

1. Dokumente zuerst strukturieren, dann den Stauraum planen

Bevor neue Schränke, Regale oder Ordner angeschafft werden, lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Welche Unterlagen werden im Unternehmen überhaupt aufbewahrt?

Je nach Betrieb können dazu beispielsweise gehören:

• Buchhaltungsunterlagen,
• Verträge und Kundenunterlagen,
• Personalunterlagen,
• Projekt- und technische Dokumentationen,
• Geschäftskorrespondenz,
• interne Anweisungen und Dokumentationen.

Im nächsten Schritt sollte geklärt werden, wer die jeweiligen Unterlagen benötigt und wie häufig darauf zugegriffen wird.

Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Akten direkt am Arbeitsplatz verfügbar sein sollten und welche an einem zentralen Ort oder in einem separaten Archivbereich aufbewahrt werden können.

2. Laufende Unterlagen von selten benötigten Dokumenten trennen

Nicht jeder Ordner muss unmittelbar neben dem Arbeitsplatz stehen.

Unterlagen, die täglich benötigt werden, sollten schnell erreichbar sein. Dokumente, auf die Mitarbeiter nur gelegentlich zugreifen, können dagegen in einem anderen Bereich des Büros oder in einem separaten Archiv untergebracht werden.

Eine einfache Einteilung kann beispielsweise so aussehen:

Durch diese Trennung bleibt der Arbeitsplatz übersichtlich. Gleichzeitig wird wertvoller Stauraum in unmittelbarer Nähe der Mitarbeiter nicht mit Akten belegt, die nur wenige Male im Jahr benötigt werden.

3. Ein einheitliches Ordnungssystem festlegen

Ausreichend Stauraum allein schafft noch keine Ordnung. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter wissen, wo sie bestimmte Unterlagen finden und wohin sie diese nach der Nutzung zurücklegen.

Das Ablagesystem sollte deshalb möglichst einfach und für alle Beteiligten nachvollziehbar sein.

Akten und Ordner können beispielsweise sortiert werden nach:

• Abteilungen,
• Kunden,
• Projekten,
• Dokumentarten,
• Jahren oder Abrechnungszeiträumen.

Welche Einteilung sinnvoll ist, hängt vom Unternehmen und seinen Arbeitsabläufen ab. Entscheidend ist vor allem die Konsequenz.

Werden einige Ordner nach Kunden, andere nach Jahren und weitere nach Projektnamen beschriftet, wird die Suche mit wachsender Dokumentenmenge zunehmend schwieriger.

4. Schrank oder Regal passend zur Nutzung auswählen

Nicht jede Unterlage muss auf die gleiche Weise verstaut werden.

Offene Büroregale bieten schnellen Zugriff auf Ordner und Arbeitsmaterialien. Sie können deshalb sinnvoll sein, wenn bestimmte Unterlagen regelmäßig benötigt werden und keine geschlossene Aufbewahrung erforderlich ist.

Geschlossene Büroschränke eignen sich dagegen, wenn größere Mengen an Akten und Ordnern übersichtlich verstaut und nach der Nutzung geschlossen aufbewahrt, werden sollen.

Bei Lagerundwerkstatt.de stehen dafür verschiedene Lösungen zur Verfügung. Das Sortiment umfasst unter anderem Standard-Büroschränke, niedrige Büroschränke, Büroregale, Jalousieschränke und Aufsatzschränke.

Bei der Auswahl lohnt es sich, nicht nur auf die Außenmaße zu achten. Auch Anzahl, Belastbarkeit und Verstellbarkeit der Fachböden spielen eine Rolle. Gerade wenn unterschiedliche Ordner, Akten oder Arbeitsmaterialien in einem Schrank untergebracht werden sollen, erleichtert eine flexible Innenaufteilung die Organisation.

Praxisbeispiel: flexibel verstellbare Fachböden

Der Büroschrank SB1000 von Lagerundwerkstatt.de hat Außenmaße von 1950 × 1000 × 435 mm (H×B×T). Seine Konstruktion besteht aus verschweißtem Stahlblech.

Der Schrank ist mit vier verstellbaren Fachböden ausgestattet. Laut Produktspezifikation ist jeder Fachboden mit bis zu 60 kg belastbar. Die Position der Böden lässt sich im Raster von 35 mm verändern.

Damit lässt sich die Innenaufteilung an unterschiedliche Anforderungen anpassen, statt dauerhaft an eine feste Fachhöhe gebunden zu sein.

5. Bei sensiblen Unterlagen den Zugriff berücksichtigen

Bei der Organisation von Geschäftsunterlagen geht es nicht nur darum, möglichst viel Stauraum zu schaffen. Auch die Frage, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente haben soll, gehört zur Planung.

Sind Akten nicht für alle Mitarbeiter bestimmt, kann ein abschließbarer Büroschrank sinnvoll sein.

Die Standard-Büroschränke der Serie SB verfügen beispielsweise über einen Verschluss mit Drehgriff und werden mit zwei Schlüsseln geliefert. Für Schlösser einer entsprechenden Schließserie ist außerdem ein separat erhältlicher Hauptschlüssel vorgesehen.

Das kann beispielsweise in Unternehmen praktisch sein, in denen mehrere Schränke in unterschiedlichen Räumen genutzt werden und eine verantwortliche Person bei Bedarf Zugang zu diesen benötigt.

Ein abschließbarer Schrank ist jedoch nur ein Bestandteil eines organisatorischen Sicherheitskonzepts. Welche konkreten Anforderungen bei bestimmten Dokumenten gelten, hängt von der Art der Unterlagen und den jeweils geltenden Vorgaben ab.

6. In kleinen Büros die vorhandene Fläche besser nutzen

In kleinen Büros fehlt häufig nicht nur Stauraum, sondern vor allem freie Stellfläche. Ein weiterer Schrank lässt sich nicht beliebig neben die bestehende Einrichtung stellen.

Deshalb lohnt es sich, bei der Planung auch die Höhe des Raumes und den Platz vor den Schränken zu berücksichtigen.

Eine Möglichkeit sind Aufsatzschränke. Mit ihnen kann zusätzlicher Stauraum oberhalb eines vorhandenen Schranks geschaffen werden, ohne weitere Bodenfläche zu beanspruchen.

Interessant können auch Jalousieschränke sein. Anders als klassische Flügeltüren benötigen ihre Türen beim Öffnen keinen zusätzlichen Schwenkbereich vor dem Schrank.

Praxisbeispiel: Jalousieschrank bei wenig Platz vor dem Schrank

Der Jalousieschrank SBZ600 von Lagerundwerkstatt.de hat Außenmaße von 1950 × 600 × 435 mm (H×B×T). Der Korpus besteht aus einer verschweißten Stahlblechkonstruktion.

Die Jalousietür besteht aus einer durchgehenden flexiblen Kunststoffmatte. Beim Öffnen wird sie in den Korpus geführt. Dadurch muss vor dem Schrank kein Platz für ausschwenkende Türflügel freigehalten werden.

Der SBZ600 verfügt über vier verstellbare Fachböden. Ihre angegebene Belastbarkeit beträgt jeweils 60 kg, die Position lässt sich im Raster von 25 mm verändern. Die Gesamtbelastbarkeit des Schranks wird mit 300 kg angegeben. Zur Ausstattung gehört außerdem ein Zylinderschloss mit zwei Schlüsseln.

Ein solches Öffnungssystem kann beispielsweise in schmalen Büroräumen oder in Bereichen sinnvoll sein, in denen klassische geöffnete Flügeltüren den Durchgang einschränken würden.

7. Platz für zusätzliche Ordner einplanen

Ein Ablagesystem, das genau für die aktuelle Menge an Akten und Ordnern ausgelegt ist, kann schon nach kurzer Zeit zu klein werden.

Vor der Auswahl der Büroeinrichtung lohnt es sich deshalb, einige Fragen zu beantworten:

• Wie viele Ordner und Unterlagen sind aktuell vorhanden?
• Wie schnell wächst die Dokumentenmenge?
• Welche Formate müssen untergebracht werden?
• Wie viel Stellfläche steht für Schränke und Regale zur Verfügung?
• Müssen bestimmte Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden?
• Wie häufig werden die jeweiligen Unterlagen benötigt?

Sinnvoll ist außerdem eine Platzreserve für neue Ordner und Dokumente.

Verstellbare Fachböden erleichtern es, den vorhandenen Stauraum später anders aufzuteilen. Die technischen Eigenschaften unterscheiden sich allerdings von Modell zu Modell. Belastbarkeit, Verstellraster, Abmessungen und Ausstattung sollten deshalb immer anhand der Spezifikation des konkreten Schranks geprüft werden.

Büroschrank, Büroregal oder Jalousieschrank: Was eignet sich wofür?

Die beste Lösung hängt davon ab, welche Unterlagen verstaut werden sollen, wie häufig Mitarbeiter darauf zugreifen und wie viel Platz im Raum zur Verfügung steht.

In vielen Büros ist eine Kombination verschiedener Lösungen sinnvoll.

Häufig verwendete Unterlagen können beispielsweise in einem schnell zugänglichen Regal stehen. Akten mit eingeschränktem Zugriff lassen sich in einem abschließbaren Schrank verstauen. Seltener benötigte Ordner können dagegen in höheren Bereichen der Schrankkombination untergebracht werden.

Häufige Fragen zur Aufbewahrung von Dokumenten im Büro

Wie organisiert man Dokumente im Büro am besten?

Ein einfaches System ist meist besser als eine komplizierte Ablagestruktur. Dokumente sollten zunächst nach ihrer Art und Nutzung gegliedert werden. Anschließend lässt sich festlegen, welche Unterlagen direkt am Arbeitsplatz, in einem zentralen Schrank oder in einem separaten Archivbereich untergebracht werden. Einheitliche Beschriftungen sorgen dafür, dass auch andere Mitarbeiter das System nachvollziehen können.

Was ist besser für Ordner: Büroschrank oder Büroregal?

Das hängt vor allem von der Nutzung ab. Ein offenes Regal ermöglicht einen besonders schnellen Zugriff und eignet sich gut für häufig verwendete Ordner. Ein geschlossener Büroschrank schützt den Inhalt zusätzlich vor Staub und Blicken und sorgt für ein ruhigeres Erscheinungsbild im Raum. Soll der Zugriff eingeschränkt werden, ist ein abschließbares Modell die naheliegendere Lösung.

Wann ist ein abschließbarer Büroschrank sinnvoll?

Ein abschließbarer Schrank kann sinnvoll sein, wenn nicht jeder Mitarbeiter Zugang zu den darin aufbewahrten Unterlagen erhalten soll. Welche weiteren organisatorischen oder rechtlichen Anforderungen für bestimmte Dokumente gelten, muss unabhängig davon geprüft werden.

Welche Schranktiefe eignet sich für Aktenordner?

Entscheidend sind die tatsächlichen Abmessungen der verwendeten Ordner und die nutzbaren Innenmaße des Schranks. Vor dem Kauf sollte deshalb nicht allein anhand der Außenmaße entschieden werden. Die Produktdaten des jeweiligen Modells geben Aufschluss darüber, ob es für die vorgesehenen Ordner und Unterlagen geeignet ist.

Wann lohnt sich ein Jalousieschrank?

Jalousieschränke sind besonders interessant, wenn vor dem Schrank nur wenig freie Fläche vorhanden ist. Da keine klassischen Türflügel in den Raum schwenken, kann der Bereich unmittelbar vor dem Schrank besser genutzt werden.

Wie viel zusätzlichen Stauraum sollte man einplanen?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, wie schnell die Menge an Akten und Ordnern im jeweiligen Unternehmen wächst. Statt den vorhandenen Stauraum vollständig auszulasten, sollte jedoch eine Reserve für neue Unterlagen eingeplant werden. So muss das gesamte Ablagesystem nicht bereits nach kurzer Zeit erweitert oder neu organisiert werden.

Ein gutes Ablagesystem wächst mit dem Unternehmen

Eine funktionierende Dokumentenablage beginnt nicht mit dem Kauf eines neuen Schranks. Zuerst sollte geklärt werden, welche Unterlagen vorhanden sind, wie häufig sie benötigt werden und wer darauf zugreifen muss.

Danach lässt sich entscheiden, wie Ordner, Kennzeichnungen, Regale und Schränke sinnvoll miteinander kombiniert werden.

Bei der Auswahl der passenden Einrichtung sind nicht nur die Außenmaße wichtig. Auch Konstruktion, Anzahl und Verstellbarkeit der Fachböden, deren Belastbarkeit, die Art der Türen und die Verschlussmöglichkeit können für die tägliche Nutzung entscheidend sein.

In der Kategorie Büroschränke stehen verschiedene Modelle und Bauformen zur Auswahl. Dazu gehören klassische Büroschränke, niedrige Varianten, Jalousieschränke und Aufsatzschränke. So lässt sich die Einrichtung an die vorhandene Fläche, die Menge der Unterlagen und die Arbeitsabläufe im Unternehmen anpassen.